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how_to_submit_an_invited_manuscript [2012/01/31 16:21] john |
how_to_submit_an_invited_manuscript [2012/06/06 13:46] (current) flach |
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| - | ===== How to Submit an Invited Manuscript ===== | + | ===== How to submit an "Invited Manuscript" ===== |
| - | To access those invited papers follow the link under //Author Resources// or you click on the //Invited Manuscripts// queue to get a list of all invited papers at the bottom. \\ \\ | + | German version [[#wie_sie_ein_manuskript_einreichen_zu_dem_sie_eingeladen_wurden|below]].\\ \\ |
| + | If you have been 'invited' to submit a manuscript or complete/perform an electronic submission to ScholarOne of a recently submitted manuscript, you will find your submission under //My Manuscripts// (then follow "Continue Submission"); alternatively, follow the "Click here to complete an invited manuscript" in the //My Manuscripts// column. \\ \\ | ||
| + | **NOTE**: Not all steps will be necessary for each journal and/or manuscript type. | ||
| + | |||
| + | ==== Access your manuscript ==== | ||
| + | All 'invitations' can be found in the author center.\\ \\ | ||
| {{invited_manuscript.JPG}} \\ \\ | {{invited_manuscript.JPG}} \\ \\ | ||
| - | HINT: Also unsubmitted papers are declared as invited papers. Unsubmitted manuscripts had been submitted by you before, but after the editors checked the paper they assess mistakes, e.g. you uploaded the wrong manuscript files. \\ \\ | + | **NOTE**: So-called 'unsubmitted' papers are also declared as invited papers. 'Unsubmitted manuscripts' are those that you have submitted before, but where the electronic submission has been incomplete, e.g. files might be missing or corrupted etc. \\ |
| - | Now you have to fill out all needed information (see //req// statements next to the question) and upload your manuscript files. Please note that some information was filled out by the editors. If necessary / possible you can correct this given information on your own. \\ \\ | + | You will now be asked to complete missing information and/or check given information for completeness and correctness. You will see a progress bar on the left (not all steps illustrated in this guide may apply to your case). Once a step has been completed, green check marks will appear. Whereever you see a "req", you will need to supply information.\\ \\ |
| + | ==== I. Type, Title & Abstract ==== | ||
| {{invited_manuscript_3.jpg}} \\ \\ | {{invited_manuscript_3.jpg}} \\ \\ | ||
| - | On the left side you can see which steps you have to complete. The step is complete, if a green check is highlighted. \\ \\ | + | |
| - | To submit your paper finally you have to go to the //review & submit// step, checking all listed information and clicking the //submit// button. \\ | + | HINT: Title, abstract and running head (where applicable) are not used to typeset your manuscript. This information will be used for web publications and online databases.\\ |
| - | * __**1. Step: Type, Title & Abstract**__ | + | |
| - | At first you have to define your manuscript type. Depending on your choice the number of needed questions is different. Furthermore you have to define a title and if needed an abstract and a running head. \\ | + | ==== II. Attributes (if applicable) ==== |
| - | HINT: Title, abstract and running head are not used to typeset your manuscript. This information can be used for web publications etc. \\ | + | Attributes are helpful to categorize your paper. ScholarOne journals may differentiate two types of attributes: \\ |
| - | * __**2. Step: Attributes (if needed)**__ | + | |
| - | Attributes are helpful to categorize your paper. Therefore two kinds of attributes exist: \\ | + | |
| //Classifications// - a paper can be related to a specific topic or rubric \\ | //Classifications// - a paper can be related to a specific topic or rubric \\ | ||
| //Keywords// - describe the content itself \\ | //Keywords// - describe the content itself \\ | ||
| - | You have to state three keywords. Classification terms are optional: | + | Provide keywords. The number of required keywords is journal-specific. Classification terms (where applicable) can be free-text or can be selected from a prefabricated list. \\ \\ |
| {{submission.jpg}} \\ | {{submission.jpg}} \\ | ||
| - | * __**3.Step: Authors & Institutions (if needed)**__ | + | |
| - | At this step you can add co-authors: \\ | + | ==== III. Authors & Institutions ==== |
| + | The information about yourself is taken from your account details. If the information is incomplete or incorrect, please go to [[how_to_edit_your_own_account|Edit Account]] and update your details.\\ \\ | ||
| + | Unless you specify otherwise, you are the corresponding author during the ScholarOne submission process. Your co-authors will not be involved for this manuscript, but they will be added to our database and they will be able to follow the manuscript status via their own accounts. \\ | ||
| {{submission_3.jpg}} \\ | {{submission_3.jpg}} \\ | ||
| - | This kind of information is also additional. During the submission process you are the main acting person. The co-authors wouldn’t be involved in the ScholarOne submission process. \\ | + | \\ |
| - | * __**4. Step: Details & Comments (if needed)**__ | + | ==== IV. Details & Comments (if applicable) ==== |
| You have to fill out further information at this step: \\ | You have to fill out further information at this step: \\ | ||
| {{submission_4.jpg}} \\ | {{submission_4.jpg}} \\ | ||
| - | * __**5. Step: File upload**__ | + | |
| - | Now you have to upload all your manuscript files. Primary you have to upload your main text document, additional you can upload separate figures, tables and so on: \\ | + | ==== V. File Upload ==== |
| + | You can upload your documents in batches of five for the first five documents and any additional documents in batches of four (please do not upload another "main document" in the second or any subsequent batch). Select an appropriate file designation. \\ | ||
| {{submission_5.jpg}} \\ | {{submission_5.jpg}} \\ | ||
| - | If you submit a revised paper, please delete the elder main document and upload the re-edited file. \\ | + | |
| - | HINT: You’re able to upload five files at once. If necessary you can upload more than five. Please regard that the total size of uploaded files cannot exceed 60 MB. After you’ve uploaded files you can have a look at the HTML and PDF proof. But these proofs aren’t the final typesetted result. It’s only an automatic generated preview. \\ | + | If you submit a **revision**, please upload the re-edited file and delete the existing files. Your original submission has been archived. \\ |
| - | * __**6. Step: Review & Submit**__ | + | HINT: The uploading the files, you can preview them via the HTML and PDF buttons. However, these are only automatically generated previews, not a final or typset result. \\ |
| - | To submit your paper finally you have to double check all information. Missing information is highlighted: \\ | + | |
| + | ==== VI. Review & Submit ==== | ||
| + | Double-check your information. Incomplete sections are indicated are highlighted with a cross. You may either return to the section via the progress bar on the left or click "edit this information" in the section in question (right). \\ | ||
| {{submission_6.jpg}} \\ | {{submission_6.jpg}} \\ | ||
| - | If not all required information are given, you also cannot click the //Submit// button. Go back to the listed steps and complete the needed information. \\ | + | **NOTE:** Until you have provided all necessary information (as per the specification details of the journal), the "submit" button in the final step is not active. \\ |
| - | \\ \\ \\ | + | \\ |
| {{trennlinie3.jpg}} | {{trennlinie3.jpg}} | ||
| - | ===== Wie Sie ein Manuskript Einreichen, zu dem Sie eingeladen wurden ===== | + | ===== Wie Sie ein Manuskript einreichen, zu dem Sie "eingeladen" wurden ===== |
| - | Um Zugang zu diesen Artikeln zu bekommen, gehen Sie bitte in Ihr //Author Center//. Dort erhalten Sie unter //Invited Manuscripts// unten eine Auflistung aller Manuskripte, zu denen Sie eingeladen wurden. \\ \\ | + | Sie haben von der Redaktion eine Nachricht erhalten, ein bereits eingereichtes Manuskript nun elektronisch einzureichen bzw. einige Informationen zu vervollständigen **oder** ein Manuskript zu einem bestimmten Thema einzureichen.\\ |
| - | {{invited_manuscript.JPG}} \\ \\ | + | |
| - | HINWEIS: Auch alle //unsubmitted manuscripts// sind unter //Invited Manuscripts// zu finden. Ein //unsubmitted manuscript// wurde bereits von Ihnen eingereicht, aber nach Prüfung durch die Herausgeber ist aufgefallen, dass damit etwas nicht stimmt. (Z.B. das eine falsche Datei hochgeladen wurde.) \\ \\ | + | |
| - | Sie müssen nun alle benötigten Informationen ausfüllen (diese sind mit //req// gekennzeichnet) und ihr Manuskript hochladen. Beachten Sie bitte, dass einige Informationen bereits von den Herausgebern ausgefüllt wurden. Falls nötig / möglich können Sie diese Informationen anpassen. \\ \\ | + | |
| - | {{invited_manuscript_3.jpg}} \\ \\ | + | |
| - | Auf der linken Seite sehen Sie die einzelnen Schritte aufgelistet. Die Schritte, die vollständig ausgefüllt sind, sind mit einem grünen Hacken versehen sind. \\ \\ | + | |
| - | Um Ihr Paper entgültig einzureichen, gehen Sie zu dem Schritt //review & submit//, überprüfen die Informationen und klicken auf //submit//. \\ | + | |
| - | * __**1. Step: Type, Title & Abstract**__ | + | **HINWEIS:** Nicht alle der folgenden Schritte sind für alle Zeitschriften relevant (zwischen 4-7 Schritte sind auszuführen, je nach Manuskripttyp und Zeitschrift). \\ |
| - | Als erstes müssen Sie Ihren Manuskripttyp festlegen. Ensprechend dieser Auswahl werden die Fragen angepasst. Legen Sie einen Titel, einen Kurztitel und ein //Abstract// fest. \\ | + | |
| - | HINWEIS: Die Felder Titel, Kurztitel und //Abstract// werden zur Veröffentlichung auf der Website benötigt. \\ | + | |
| - | * __**2. Step: Attributes (falls nötig)**__ | ||
| - | Eigenschaften sind hilfreich um Ihr Paper einzuordnen. Es gibt zwei verschiedene Arten: \\ | ||
| - | //Classifications// - Einorndnung in eine spezielle Rubrik \\ | ||
| - | //Keywords// - beschreiben den Inhalt \\ | ||
| - | Sie müssen drei //keywords// angeben. //Classification// Begriffe dind optional: | ||
| - | {{submission.jpg}} \\ | ||
| - | * __**3.Step: Authors & Institutions (falls nötig)**__ | + | ==== Zuganz zu Ihrem Manuskript==== |
| - | In diesem Schritt können Sie zusätzliche Autoren angeben: \\ | + | Sie erhalten Zugang zu dieser Einreichung nach dem [[log_in|Log in]] über das //Author Center//. Dort erhalten Sie bei Klick auf //Invited Manuscripts// eine Auflistung aller Manuskripte, zu denen Sie eingeladen wurden. \\ \\ |
| - | {{submission_3.jpg}} \\ | + | {{invited_manuscript.JPG}} \\ \\ |
| - | Diese Information ist ebenfalls optional. Während der Einreichung sind Sie unsere Ansprechperson. \\ | + | |
| - | * __**4. Step: Details & Comments (falls nötig)**__ | + | **HINWEIS:** Auch alle //unsubmitted manuscripts// sind unter //Invited Manuscripts// zu finden. Ein //unsubmitted manuscript// wurde bereits von Ihnen eingereicht, aber nach Prüfung durch die Herausgeber wieder an Sie zurückgesandt, da z.B. mit den Dateien etwas nicht stimmt (falsche Datei, Datei ist fehlerhaft etc.). Dies sind rein technische Dinge, keine inhaltliche Entscheidung.\\ |
| - | Hier gibt es weiter Informationen, die Sie ausfüllen müssen: \\ | + | \\ |
| - | {{submission_4.jpg}} \\ | + | |
| - | * __**5. Step: File upload**__ | + | Sie müssen nun alle nötigen Informationen ausfüllen (diese sind mit //req// gekennzeichnet) und anschließend Ihre Manuskriptdateien hochladen. Beachten Sie bitte, dass einige Informationen bereits von den Herausgebern ausgefüllt wurden. Falls nötig/möglich können Sie diese Informationen anpassen. \\ \\ |
| - | Nun müssen Sie Ihr Manuskript hochladen. Laden Sie zunächst Ihr Hauptdokument hoch und anschließend separat die Abbildungen, Tabellen oder Ähnliches: \\ | + | Auf der linken Seite sehen Sie am Fortschrittsbalken die einzelnen Schritte aufgelistet. Vollständig ausgefüllte Abschnitte sind mit einem grünen Häkchen versehen. \\ |
| - | {{submission_5.jpg}} \\ | + | |
| - | Wenn Sie ein überarbeitetes Paper einreichen, löschen Sie zunächst die existierende Datei und laden anschließend die aktuelle Version hoch. \\ | + | |
| - | HINWEIS: Sie können immer fünf Dateien zusammen hochladen. Danch dann wieder fünf, usw. Beachten Sie bitte, dass Sie insgesamt mocht mehr als 60 MB hochladen können. Nachdem Sie Ihre Dateien hochgeladen haben, können Sie sich diese durch klicken auf //HTML// oder //PDF// anzeigen lassen. Dies ist nur eine automatisch generierte Vorschau. \\ | + | ==== I. Type, Title & Abstract ==== |
| - | + | {{invited_manuscript_3.jpg}} \\ | |
| - | * __**6. Step: Review & Submit**__ | + | |
| - | Um Ihr Paper entgültig einzureichen, müssen Sie alle Informationen ein zweites Mal prüfen. Fehlende Informationen werden hervorgehoben: \\ | + | |
| - | {{submission_6.jpg}} \\ | + | |
| - | Wenn nicht alle benötigten Informationen vorhanden sind, könne Sie Ihr Manuskript nicht einreichen. Gehen Sie zu dem entsprechenden Schritt zurück und vervollständigen Sie die fehlenden Informationen. \\ | + | |
| + | **HINWEIS:** Die Felder Titel, Kurztitel (falls zutreffend) und //Abstract// oder //Zusammenfassung// werden zur Veröffentlichung auf der Website und in Datenbanken benötigt. \\ | ||
| + | ==== II. Attributes (falls zutreffend) ==== | ||
| + | Attribute sind hilfreich, um Ihr Paper einzuordnen. Es wird in ScholarOne zwischen Zwei Arten unterschieden:\\ | ||
| + | //**Classifications**// - Einorndnung in eine spezielle Rubrik \\ | ||
| + | //**Keywords**// - Inhaltsbeschreibung (Schlagworte)\\ | ||
| + | Die Anzahl erforderlicher Keywords/Schlagworte und der //**Classification**// ist von den Einstellungen Ihrer Zeitschrift abhängig.\\ | ||
| + | {{submission.jpg}} \\ | ||
| + | ==== III. Authors & Institutions ==== | ||
| + | Die Informationen über Sie sind den Angaben in Ihrem Benutzerkonto entnommen. Sollten Sie diese korrigieren oder ergänzen wollen, gehen Sie bitte zu [[how_to_edit_your_own_account|Kontoänderungen]].\\ | ||
| + | In diesem Schritt können Sie aber Ihre Ko-Autoren angeben: \\ | ||
| + | {{submission_3.jpg}} \\ | ||
| + | Sie bleiben während der Einreichung als //Corresponding Author// unsere Ansprechperson. Ihre Co-Autoren werden nicht mit dem System arbeiten können. Sie werden aber unserer Datenbank hinzugefügt und können über ihre eigenen Nutzerkonten den Statusverlauf des Manuskripts beobachten. \\ | ||
| + | ==== IV. Details & Comments (falls zutreffend) ==== | ||
| + | Ggf. müssen Sie weitere Angaben machen (req) bzw. haben die Möglichkeit, der Redaktion und Produktion ggf. wichtige Mitteilungen zu machen.\\ | ||
| + | {{submission_4.jpg}} \\ | ||
| + | ==== V. Step: File Upload ==== | ||
| + | Laden Sie Ihr Hauptdokument sowie Abbildungen, Tabellen oder weitere Materialien hoch (falls zutreffend): \\ | ||
| + | {{submission_5.jpg}} \\ | ||
| + | Wenn Sie ein überarbeitetes Paper einreichen, laden Sie die aktuelle Version hoch und löschen Sie die vorhandenen Revisionsdateien (sodass von 'allem' jeweils nur die aktuelle Version vorliegt). Ihre Originaleinreichung ist archiviert. \\ | ||
| + | **HINWEIS:** Sie können maximal fünf Dateien zusammen hochladen. Danach können Sie weitere Dateien hochladen, allerdings beachten Sie bitte, dass ab dem zweiten Hochladen nur noch vier Dokumente gleichzeitig hochgeladen werden können. Grund: Es darf nur ein Hauptdokument (//Main Document//) vorhanden sein.\\ \\ | ||
| + | Nachdem Sie Ihre Dateien hochgeladen haben, können Sie sich diese durch Klick auf //HTML// oder //PDF// anzeigen lassen. Dies ist nur eine automatisch generierte Vorschau. \\ | ||
| + | ==== VI. Review & Submit ==== | ||
| + | Prüfen Sie Ihre Eingaben. Fehlende Informationen werden durch ein Kreuz hervorgehoben: \\ | ||
| + | {{submission_6.jpg}} \\ \\ | ||
| + | Sie können entweder über den Fortschrittsbalken (links) oder über "Edit" in jedem Abschnitt auf dieser Seite in den unvollständigen Schritt zurück, um Informationen zu ergänzen bzw. zu ändern. | ||
| + | Solange Sie nicht alle systemseitig benötigten Informationen vorhanden sind, könne Sie Ihr Manuskript nicht einreichen, da der "Submit"-Button inaktiv ist. Gehen Sie zu dem entsprechenden Schritt zurück und vervollständigen Sie die fehlenden Informationen. \\ | ||
