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how_to_invite_an_author [2012/01/26 14:08] john created |
how_to_invite_an_author [2012/06/20 12:09] (current) flach |
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| Line 1: | Line 1: | ||
| - | ===== How to invite an author? ===== | + | ===== How to invite an author ===== |
| ==== Stub Creation ==== | ==== Stub Creation ==== | ||
| - | The first step in the invitation workflow is to create a manuscript stub. \\ | + | To invite an author to submit their manuscript information, the first step in the invitation workflow is to create a manuscript stub. \\ \\ |
| - | HINT: It’s called invitation workflow because authors cannot submit on their own. An invitation is needed. \\ \\ | + | NOTE: It’s called invitation workflow because authors cannot submit on their own. An invitation is required. \\ |
| + | (This applies to all journals that do not use ScholarOne for the peer review process and where ScholarOne only serves as a content check-in system for production.) \\ | ||
| - | You have to log in into your journalsite. Then go to the //Assistant Managing Editor Center//. \\ \\ | + | Please log in into your journal site. to the //Assistant Managing Editor Center//. \\ \\ |
| {{ame_center.jpg}} \\ \\ | {{ame_center.jpg}} \\ \\ | ||
| Use the //Go ... Create a Manuscript Stub// task. \\ \\ | Use the //Go ... Create a Manuscript Stub// task. \\ \\ | ||
| Line 13: | Line 14: | ||
| NOTE: The onliest required information is the //manuscript type// and //manuscript title// information. All other information is additional. Furthermore the author has to fill out the rest of information within the submission process. Don't be confused about the //req// statements. \\ \\ | NOTE: The onliest required information is the //manuscript type// and //manuscript title// information. All other information is additional. Furthermore the author has to fill out the rest of information within the submission process. Don't be confused about the //req// statements. \\ \\ | ||
| {{ame_center_4.jpg}} \\ \\ | {{ame_center_4.jpg}} \\ \\ | ||
| - | HINT: If you want to avoid, that the author changes the title mark the field //read only for Author//. \\ \\ | + | HINT: If you want to avoid, that the author changes the title mark the field //read-only for Author//. \\ \\ |
| Click //Commit Stub// if you want to go on with this one. If you want to create another stub you have to use //Commit Stub and Create Another//. \\ \\ | Click //Commit Stub// if you want to go on with this one. If you want to create another stub you have to use //Commit Stub and Create Another//. \\ \\ | ||
| {{ame_center_5.jpg}} \\ \\ | {{ame_center_5.jpg}} \\ \\ | ||
| Line 34: | Line 35: | ||
| An E-Mail-Template opens up where you could insert further information if needed. To send the E-Mail click //Save and Send//. \\ \\ | An E-Mail-Template opens up where you could insert further information if needed. To send the E-Mail click //Save and Send//. \\ \\ | ||
| {{ame_center_13.jpg}} \\ \\ | {{ame_center_13.jpg}} \\ \\ | ||
| - | In case that the author itself has to submit the paper, you find the stub until the authors has done the submission inside the //Awaiting AME Author Submission//. \\ \\ | + | In case that the author itself has to submit the paper, you find the stub until the author has done the submission inside the //Awaiting AME Author Submission//. \\ \\ |
| {{ame_center_14.jpg}} \\ \\ | {{ame_center_14.jpg}} \\ \\ | ||
| Line 57: | Line 58: | ||
| After the upload you could check if the file is the right one with help of the button //HTML// or //PDF//. \\ \\ | After the upload you could check if the file is the right one with help of the button //HTML// or //PDF//. \\ \\ | ||
| {{ame_center_26.jpg}} \\ \\ | {{ame_center_26.jpg}} \\ \\ | ||
| - | If all information delivered – all tasks have a green check mark. \\ \\ | + | If all information have been delivered – all tasks have a green check mark. \\ \\ |
| {{ame_center_27.jpg}} \\ \\ | {{ame_center_27.jpg}} \\ \\ | ||
| To submit the paper finally click the //Submit// button. At the end you have to confirm the submission. Finally you get the Manuscript-ID. \\ \\ | To submit the paper finally click the //Submit// button. At the end you have to confirm the submission. Finally you get the Manuscript-ID. \\ \\ | ||
| {{ame_center_28.jpg}}{{ame_center_29.jpg}} \\ \\ | {{ame_center_28.jpg}}{{ame_center_29.jpg}} \\ \\ | ||
| + | {{trennlinie3.jpg}} | ||
| - | ==== Accept / Reject the submitted Manuscript ==== | + | ===== Wie Sie einen Autor einladen ===== |
| - | You have to unproxy and go again to the //Assistant Managing Editor Center//. There go to the task //Awaiting AME Decision//. \\ \\ | + | ==== Erstellung eines Stub ==== |
| - | {{ame_center_32.jpg}} \\ \\ | + | |
| - | Inside the task select again //Take Action// and inside this tab //AME Decision – C//. \\ \\ | + | Nach Anmeldung im System beginnen Sie den Einladungsprozess immer mit Hilfe des Links //GO Create a Manuscript Stub// innerhalb Ihres //Assistant Managing Editor Center//. \\ |
| - | {{ame_center_33.jpg}} {{ame_center_34.jpg}} \\ \\ | + | HINWEIS: Der Prozess wird Einladungsprozess genannt, da Autoren nicht allein ein Manuskript einreichen können. Eine Einladung wird benötigt. \\ \\ |
| - | When the Manuscript has open go to the //AME Make Decision// task. With help of the //Original Files// Button you could access the Manuscript itself. \\ \\ | + | {{ame_center.jpg}} \\ \\ |
| - | {{ame_center_35.jpg}} \\ \\ | + | {{ame_center_2.jpg}} \\ \\ |
| - | The last step for an AME is to make a decision. You have 4 options: \\ | + | Es stehen Ihnen alle Felder zur Befüllung offen, so haben Sie die Möglichkeit, dem Autoren möglichst umfassenden Input zum zu erstellenden Paper zu übergeben. Empfohlen wird, dass zumindestens der "Title" angegeben wird. \\ \\ |
| - | * **Unsubmit the paper:** If the author has to correct information or upload files, please unsubmit the paper by clicking //unsubmit manuscript// under //manuscript files// tab. The paper will return to the author directly (sending a mail too). | + | {{ame_center_3.jpg}} \\ \\ |
| - | * **Decision options:** | + | HINWEIS: Die einzigen erforderlichen Informationen sind //Manuscript Type// und //Manuscript Title//. Alle weiteren Informationen sind ergänzend. Der Autor muss diese dann während seines Einreichungsprozess ausfüllen. Wundern Sie sich also nicht, wenn weitere Felder als erforderlich markiert sind. \\ \\ |
| - | * **Accept:** After accepting the paper you have to go back to the main menu and go into the [[http://www.wiki.degruyter.de/scholarone/doku.php?id=editorial_office_center | Editoral Office Center]] to forward the paper to the production site. | + | {{ame_center_4.jpg}} \\ \\ |
| - | * **Revision:** It is not the same as unsubmitting a paper. A revision is needed, if the content itself has to be changed. | + | HINWEIS: Möchten Sie dem Autor nicht mehr die Möglichkeit der Bearbeitung von Feldern zusprechen, so markieren Sie diese Angaben als //read-only for Author//. \\ \\ |
| - | * **Reject:** You can reject a paper if the manuscript is not needed anymore. | + | Den Stub legen Sie verbindlich mittels des Button //Commit Stub// an. Sie verbleiben im Eingabemodus, wenn Sie mit //Commit Stub and Create Another// bestätigen. \\ \\ |
| - | If you make a decision then you will have to commit the decision with //Commit Decision//. \\ \\ | + | {{ame_center_5.jpg}} \\ \\ |
| - | {{ame_center_42.jpg}} \\ \\ | + | |
| - | Again an E-Mailtemplate opens which could be modified. Confirm again with //Send and Commit Decision//. \\ \\ | + | === Einen Autor hinzufügen === |
| - | {{ame_center_38.jpg}} \\ \\ | + | Nachdem ein Stub angelegt wurde, muss nun noch ein Autor hinzugefügt werden. Sie können die nächste Aufgabe auch innerhalb der //Manuscript Information// sehen - in diesem Fall wäre das //Select Authors//. Gehen Sie nun zu dem Reiter //Select Authors//. \\ \\ |
| - | {{ame_center_39.jpg}} \\ \\ | + | {{ame_center_15.jpg}} \\ \\ |
| + | Scrollen Sie hinab zu dem Schritt //Quick Search//. Geben Sie den Namen des Autoren ein, den Sie einladen möchten. \\ \\ | ||
| + | {{ame_center_30.jpg}} \\ \\ | ||
| + | Wählen Sie nun den gewünschten Autoren aus und klicken danach auf den //Add// Button. \\ \\ | ||
| + | {{ame_center_9.jpg}} \\ \\ | ||
| + | Wenn Ihre Suche keine Ergebnisse geliefert hat können Sie mit Hilfe von //Create Author Account// ein neues Konto anlegen. \\ \\ | ||
| + | {{ame_center_11.jpg}} \\ \\ | ||
| + | |||
| + | |||
| + | === Einen Autor zuweisen === | ||
| + | Einen Autor hinzuzufügen bedeutet nicht, dass er sofort dem Paper zugewiesen ist. Die Zuweisung ist der letzte Schritt im Einreichungsprozess. Um den ausgewählten Autor zuzuweisen müssen Sie den Button // Assign// anklicken: \\ \\ | ||
| + | {{ame_center_12.jpg}} \\ \\ | ||
| + | Danach öffnet sich ein E-Mail-Template. Hier können Sie - wenn gewünscht - Änderungen und Erweiterungen vornehmen. Zum versenden der E-Mail bitte mit Save and Send bestätigen. \\ \\ | ||
| + | {{ame_center_13.jpg}} \\ \\ | ||
| + | Wenn der Autor das Paper nun selbst einreicht, finden Sie den Stub solange bis der Autor die Einreichung fertig gestellt hat unter //Awaiting AME Author Submission//. \\ \\ | ||
| + | {{ame_center_14.jpg}} \\ \\ | ||
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| + | ==== Ein Manuskript stellvertretend für den Autor einreichen ==== | ||
| + | Wenn Sie das Paper stellvertretend für den Autor einreichen, gehen Sie bitte als erstes zu der Aufgabe //Awaiting AME Author Submission//. Der nächste Schritt ist innerhalb des Take Action Drop-Down-Menüs den Punkt //View Details// auszuwählen. \\ \\ | ||
| + | {{ame_center_33.jpg}} {{ame_center_40.jpg}} \\ \\ | ||
| + | Anschließend gehen Sie bitte zu den //Manuscript Information// und klicken dort unter //Author Supplied Data// auf den Proxy-Link. \\ \\ | ||
| + | {{ame_center_18.jpg}} \\ \\ | ||
| + | In der rechten oberen Ecke können Sie nun sehen, dass Sie eine Proxy-Funktion eingenommen haben. Mit Hilfe von //Previous User// kommen Sie wieder zu Ihrer eigenen Rolle zurück. \\ \\ | ||
| + | {{ame_center_41.jpg}} \\ \\ | ||
| + | Gehen Sie als nächstes zum //Author Center// der ausgewählten Person. \\ \\ | ||
| + | {{ame_center_21.jpg}} \\ \\ | ||
| + | Anschließend klicken Sie bitte auf //Click here to complete an invited manuscript//. \\ \\ | ||
| + | {{ame_center_22.jpg}} \\ \\ | ||
| + | Das sich nun öffnende Fenster zeigt alle Schritte, die zur abschließenden Einreichung des Papers notwendig sind: \\ \\ | ||
| + | {{ame_center_23.jpg}} \\ \\ | ||
| + | Die Informationen, welche mit einem lilanen //req// markiert sind, müssen während des Einreichungsprozess auf jeden Fall eingetragen werden. Jeden Schritt bitte über //Save and Continue// vervollständigen. \\ \\ | ||
| + | {{ame_center_24.jpg}} \\ \\ | ||
| + | Bei dem Punkt //File Upload// wählen Sie das Dokument aus, welches Sie einreichen möchten und klicken anschließend zum eigentlichen Hochladen auf den Button //Upload Files//. \\ \\ | ||
| + | {{ame_center_25.jpg}} \\ \\ | ||
| + | Nach dem Hochladen können Sie mit Hilfe der Buttons //HTML// und //PDF// überprüfen, ob Sie die richtige Datei hochgeladen haben. \\ \\ | ||
| + | {{ame_center_26.jpg}} \\ \\ | ||
| + | Wenn alle erforderlichen Informationen und Dateien geliefert wurden werden alle Schritte mit einem grünen Haken markiert. \\ \\ | ||
| + | {{ame_center_27.jpg}} \\ \\ | ||
| + | Um das Paper endgültig einzureichen klicken Sie bitte auf den //Submit// Button. Nachdem Sie daraufhin ein letztes Mal die Einreichung mit OK bestätigt haben, bekommen Sie abschließend die //Manuscript ID// für Ihr Paper. \\ \\ | ||
| + | {{ame_center_28.jpg}}{{ame_center_29.jpg}} \\ \\ | ||
